信息是否需要频繁更新并随要随得或者

  秒速赛车平台通过沟通需求分析,确定项目干系人的信息需求,包括信息的类型和格式,以及信息对干系人的价值。项目资源只能用来沟通有利于成功的信息,或者那些因缺乏沟通会造成失败的信息。

  项目经理还应该使用潜在沟通渠道或路径的数量,来反映项目沟通的复杂程度。潜在沟通渠道的总量为 n(n-1)/2,其中,n 代表干系人的数量。 有10个干系人的项目,就有 10(10-1)/2=45 条潜在沟通渠道。因此,在规划项目沟通时,需要做的一件重要工作就是,确定和限制谁应该与谁沟通,以及谁将接受何种信息。

  可以采用各种方法在项目干系人之间传递信息。例如,从简短的谈话到长时间的会议,从简单的书面文件到可在线查询的资料(如进度计划和 数据库),都是项目团队可以使用的沟通方法。

  信息需求的紧迫性。为了项目成功,信息是否需要频繁更新并随要随得或者,只需要定期发布书面报告?

  可用技术。是否已有合适的系统?为满足项目需求,是否需要改进现有系统?例如,相关干系人是否拥有所选定的沟通技术?

  预期的项目人员配备。所建议的沟通系统与项目参与者的经验和专长是否匹配?是否需要大量的培训与学习?

  沟通的基本模型(如图 10-8 所示)用于显示信息如何在双方(发送方 和接收方)之间被发送和被接收。该模型的关键要素包括:

  图 10-8 是一个基本的沟通模型。该模型中,有一个必需的动作,就是确认收到信息。确认收到信息是指接收方表示已经收到信息,但并不一定赞同信息的内容。还有一个动作是对信息的回应,即接收方在对信息进行 解码和理解的基础上,向发送方做出回复。

  在讨论项目沟通时,需要考虑沟通模型中的各项要素。在沟通过程中,信息的发送方有责任发送清晰、完整的信息,以便接收方正确接收;也有责任确认信息已被正确理解。接收方则有责任完整地接收信息,正确地理解信息,并及时确认收到和理解信息。沟通失败会对项目造成负面影响。

  利用这些要素与项目干系人进行有效沟通,会面临许多挑战。例如,在某个技术性很强的跨国项目团队中,一个团队成员要与另一国的某个团队成员沟通某个技术概念,他需要用适当的语言对信息进行编码,用适当的技术发送信息,然后接收方对信息进行解码并给予答复或反馈。在此期间所遇到的任何噪声,都会干扰信息原意。

  可以使用多种沟通方法,在项目干系人之间共享信息。这些方法可以大致归类为:

  交互式沟通。在双方或多方之间进行多向信息交换。这是确保全体参与者对某一话题达成共识的最有效的方法,包括会谈、电话会议、视频会议等。

  推式沟通。把信息发送给需要了解信息的特定接收方。这种方法能确保信息发布,但不能确保信息到达目标受众,或信息已被目标受众理解。推式沟通包括信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、新闻稿等。

  拉式沟通。在信息量很大或受众很多的情况下使用。它要求接收方自主自行地获取信息内容。这种方法括企业内网、电子在线课程、知识库等。

  项目经理应该根据沟通需求,决定在项目中使用何种沟通方法,并决定如何使用以及何时使用。

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